วิธีซิงค์หมวดหมู่อีเมล Outlook.com กับ Outlook 2013

พวกเราหลายคนที่ใช้ Outlook.com ยังต้องการใช้ประโยชน์จากการซิงโครไนซ์กับ Outlook 2013 (หรือที่รู้จักในชื่อเดสก์ท็อป Outlook) เพื่อเข้าถึง อีเมลของเราผ่านแอปพลิเคชัน Office นี้

ขออภัย การซิงโครไนซ์นี้มีข้อจำกัดและจุดอ่อนบางประการ สิ่งที่ฉันสังเกตเห็นมากที่สุดในประสบการณ์ของฉันคือตามค่าเริ่มต้น หมวดหมู่อีเมลที่แสดงใน Outlook.com จะไม่มีการซิงโครไนซ์ (หมวดหมู่ของ Outlook จะเทียบเท่า ของป้ายกำกับ Gmail) อย่างไรก็ตาม การทำวิจัยบางอย่าง ฉันพบ โซลูชัน ที่อนุญาตให้ ใช่ เราเห็น ใน Outlook 2013 หมวดหมู่ที่กำหนดให้กับแต่ละอีเมลโพสต์นี้จะอธิบายวิธีการใช้งานทีละขั้นตอน

ประเภทของ Outlook ทำงานอย่างไร

ก่อนอื่น ฉันคิดว่าเป็นการดีที่จะอธิบายว่าอะไรคือลักษณะเฉพาะของ Outlook ที่นำเราไปสู่ปัญหานี้ แต่ในขณะเดียวกันก็เปิดประตูทิ้งไว้เพื่อหาทางออก (แม้ว่าคุณจะต้องการให้คุณ สามารถเลื่อนไปตรงขั้นตอนการแก้ปัญหาได้เลย)

"

เมื่อเราเริ่มใช้ Outlook.com (เว็บเมล) เราพบว่า มีชุดของหมวดหมู่และตัวกรองอยู่แล้วตามค่าเริ่มต้นทำงานโดยที่เราไม่ต้องตั้งค่าอะไรเลย ในหมวดหมู่เริ่มต้นเหล่านี้ เราพบสิ่งต่อไปนี้:"

• โซเชียลอัปเดต: อีเมลกลุ่มจาก Twitter Facebook, LinkedIn และไลค์
• จดหมายข่าว: ถูกกำหนดให้เป็นโฆษณาหรือจดหมายข่าวที่ให้ข้อมูลจากบริษัท
• Groups: ถูกกำหนดให้กับอีเมลทั้งหมดจากรายชื่อการแจกจ่าย เช่น Google Groups)
• เอกสารหรือภาพถ่าย: ถูกกำหนดตามไฟล์แนบที่อยู่ในอีเมล
• การอัปเดตการจัดส่ง: อีเมลติดตามการจัดส่งสินค้าของกลุ่ม

อีเมลถูกกำหนดให้กับหมวดหมู่เหล่านี้และหมวดหมู่อื่นๆ โดยใช้ตัวกรองที่มีมาตามค่าเริ่มต้น ซึ่งเราไม่สามารถแก้ไขหรือแม้แต่รู้ว่ากฎคืออะไร อย่างไรก็ตาม เราสามารถ สร้างตัวกรองใหม่ ที่กำหนดอีเมลให้กับหมวดหมู่เหล่านี้ ตัวอย่างเช่น หากเราพบว่าหมวดหมู่การอัปเดตโซเชียลไม่มีอีเมลจาก Pinterest กฎใหม่ก็เป็นไปได้เพื่อให้อีเมลดังกล่าวถูกกำหนดให้กับหมวดหมู่นั้น

นอกจากนี้ยังสามารถ สร้างหมวดหมู่ใหม่ ซึ่งคุณสามารถสร้างตัวกรองและกฎที่เกี่ยวข้องได้ และยังสามารถ ทำเครื่องหมายอีเมลด้วยตนเองเพื่อกำหนดหมวดหมู่ ทั้งแบบเนทีฟหรือแบบสร้างโดยผู้ใช้

"

ณ ที่นี้ หากเราเข้าถึง Outlook.com ผ่าน Outlook 2013 และเราได้สร้างผู้ใช้บางประเภท>มันจะแสดงประเภทหลัง (และเฉพาะประเภทหลัง) แต่อยู่ในขอบเขตที่จำกัด ทาง หมวดหมู่ใน Outlook 2013 มีสีและอนุญาตให้คุณดำเนินการค้นหา แต่หมวดหมู่เหล่านี้ที่ซิงโครไนซ์เมื่อมองแวบแรกไม่มี แสดงเฉพาะบล็อกไม่มีสีที่มีชื่อหมวดหมู่"

"

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าใน Outlook 2013 เราสร้างหมวดหมู่ที่มีชื่อเดียวกันทุกประการ และกำหนดสีให้กับหมวดหมู่นั้น คำตอบคือ works เพื่อวัตถุประสงค์ของเรา เมื่อสร้างหมวดหมู่ที่เทียบเท่า อีเมล Outlook.com ทั้งหมดที่มีป้ายกำกับชื่อนั้นจะปรากฏใน Outlook 2013 พร้อมหมวดหมู่แฝด>"

ปัญหาที่เราเหลือให้แก้ตอนนี้คือ ต้องทำอย่างไรเพื่อให้หมวดหมู่เนทีฟตรงกันด้วย ต่อไปนี้คือวิธีจัดการกับปัญหาดังกล่าวและทำให้การซิงโครไนซ์สมบูรณ์

"ขั้นตอนแรก: แปลงหมวดหมู่ Outlook ดั้งเดิมทั้งหมดเป็นหมวดหมู่ผู้ใช้"

"

ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ข้อมูลจากประเภทที่สร้างขึ้นด้วยตนเองมีอยู่แล้วใน Outlook บนเดสก์ท็อป แต่ไม่ใช่จากแท็กเนทีฟที่ Microsoft รวมไว้ตามค่าเริ่มต้นในเว็บเมล ในการแก้ปัญหานี้ เราจำเป็นต้อง แปลงหมวดหมู่เหล่านั้นเป็นหมวดหมู่ผู้ใช้"

เราสามารถทำได้โดยการสร้างตัวกรอง/กฎที่มีโครงสร้างต่อไปนี้

"

ในการสร้างกฎ เราต้องคลิกที่ปุ่มตัวเลือกที่มุมขวาบน เลือกจัดการกฎ>"

"

สิ่งนี้ต้องเป็น ซ้ำสำหรับหมวดหมู่ดั้งเดิมทั้งหมด ที่เราต้องการให้แสดงใน Outlook 2013 และตามหลักการแล้ว หมวดหมู่ของผู้ใช้> "

"

เมื่อเสร็จแล้ว เราอาจต้อง ซ่อนหมวดหมู่ดั้งเดิมดั้งเดิม เพื่อไม่ให้รายการแท็กเกลื่อน ด้วยการทำซ้ำ เราสามารถทำได้จากแผงจัดการหมวดหมู่>"

ด้วยการทำเช่นนี้ เราไม่ต้องเห็นหมวดหมู่ที่ซ้ำกัน และในขณะเดียวกัน เราสามารถทำงานกับหมวดหมู่ที่สามารถซิงโครไนซ์กับเดสก์ท็อปเท่านั้น แต่เราต้องการอีกหนึ่งขั้นตอนเพื่อทำให้เคล็ดลับสมบูรณ์

ขั้นตอนที่สอง: สร้างใน Outlook 2013 ประเภทเทียบเท่าสำหรับแต่ละประเภท Outlook.com

ตอนนี้เราต้องสร้างสิ่งที่เทียบเท่าใน Outlook 2013 เท่านั้น ในการทำเช่นนี้เราต้องไปที่หน้าต่างหมวดหมู่ (แท็บหน้าแรก > จัดหมวดหมู่ > ทุกหมวดหมู่) และ สร้างใหม่ ประเภทที่มีชื่อตรงกับ Outlook.com ป้ายกำกับที่เราต้องการซิงค์ หากมีความแตกต่าง 1 อักขระ Outlook จะไม่จับคู่ระหว่างป้ายกำกับที่มาจากเซิร์ฟเวอร์และที่เราเพิ่งสร้างขึ้น คุณจึงต้องกังวลเกี่ยวกับการจับคู่ชื่อ

จากนั้นเราก็กำหนดสีให้แต่ละสี และถ้าเราต้องการ แป้นพิมพ์ลัด แค่นั้น! อีเมล Outlook.com ทั้งหมดที่ซิงค์จากนี้ไปจะมีหมวดหมู่หรือป้ายกำกับสีที่เกี่ยวข้อง ที่ดีที่สุดคือ การซิงโครไนซ์ที่แท้จริง ดังนั้น เมื่อกำหนดป้ายกำกับให้กับอีเมลจากเดสก์ท็อป การเปลี่ยนแปลงนี้จะมีผลบนเซิร์ฟเวอร์ ( ตราบใดที่โลคัล และชื่อหมวดหมู่เซิร์ฟเวอร์ตรงกัน).

โบนัส: ค้นหาอย่างรวดเร็วจากหมวดหมู่

เพื่อให้ได้หมวดหมู่มากขึ้น เราสามารถยึดหมวดหมู่เหล่านี้ไว้ที่แถบการเข้าถึงด่วน (รายการปุ่มที่อยู่เหนือ Ribbon) a ตัวกรองสำหรับค้นหาอย่างรวดเร็ว ตามหมวดหมู่.

"

ในการทำเช่นนี้ คุณต้องเปิดใช้งานโหมดค้นหาก่อน>" "

แน่นอน ตามค่าเริ่มต้นการค้นหาของ Outlook ให้ผลลัพธ์จากโฟลเดอร์อีเมลทั้งหมดแก่เรา เมื่อเริ่มการค้นหาจากรายการกล่องจดหมาย และสิ่งนี้ พฤติกรรมยังส่งผลต่อตัวกรองหมวดหมู่ที่เราเพิ่งปักหมุดหากเราต้องการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ได้ผลลัพธ์จากโฟลเดอร์ปัจจุบันเท่านั้น เราต้องไปที่ไฟล์ (ปุ่มสีน้ำเงิน) > ตัวเลือก > ค้นหา และเลือกรวมผลลัพธ์จากโฟลเดอร์ปัจจุบันเท่านั้น หากในอนาคตเราต้องการค้นหาที่รวมทุกโฟลเดอร์ก็ไม่มีปัญหา เพราะใน แผงการค้นหา มีตัวเลือกให้เปลี่ยนตัวเลือกนี้ สำหรับบางกรณี (โดยไม่ต้องเปลี่ยนตัวเลือกเริ่มต้น)"